Nota korygująca to dokument księgowy używany w celu poprawienia błędów lub uzupełnienia brakujących informacji na fakturze. Jest jednym z narzędzi stosowanych w księgowości do zachowania przejrzystości i zgodności dokumentacji finansowej.
Kiedy stosuje się notę korygującą?
Nota korygująca jest stosowana w przypadku, gdy faktura zawiera błędy formalne, takie jak:
- Niepoprawne dane nabywcy, np. nazwa, adres, numer NIP.
- Błędne daty wystawienia lub sprzedaży.
- Nieprawidłowy numer faktury.
Warto zaznaczyć, że nota korygująca nie może zmieniać wartości kwotowych na fakturze. Do tego celu służy faktura korygująca.
Elementy noty korygującej
Nota korygująca powinna zawierać następujące elementy:
- Numer i data wystawienia noty.
- Dane sprzedawcy i nabywcy.
- Numer faktury, której dotyczy korekta.
- Opis błędów oraz poprawnych danych.
- Podpis osoby uprawnionej do wystawienia noty.
Procedura wystawienia noty korygującej
Procedura wystawienia noty korygującej obejmuje kilka kroków:
- Identyfikacja błędu na oryginalnej fakturze.
- Przygotowanie noty korygującej z uwzględnieniem wszystkich elementów wymaganych prawem.
- Przesłanie noty korygującej do zatwierdzenia przez odbiorcę faktury.
- Zarchiwizowanie noty korygującej wraz z oryginalną fakturą.
Różnice między notą korygującą a fakturą korygującą
Główna różnica między notą a fakturą korygującą polega na tym, że:
- Nota korygująca koryguje dane formalne, nie wpływając na wartość transakcji.
- Faktura korygująca zmienia wartości kwotowe na fakturze, np. z powodu rabatu, zwrotu towaru czy błędnej ceny.